Software Gestionale: cosa sono e quali sono i vantaggi?

Software gestionale

Alla base di un business di successo vi è la capacità di gestire e coordinare tutte le risorse e i processi aziendali al meglio. A sostegno di tale obiettivo, esistono i software gestionali.

In questo articolo scopriremo insieme tutte le caratteristiche, i dettagli e i vantaggi legati allo sviluppo di un software gestionale per l’ottimizzazione delle performance della tua azienda.

Cos’è un Software Gestionale

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Quando parliamo di software gestionali facciamo riferimento ad una categoria di programmi per computer progettati per semplificare la complessità di progetti e attività di un business, facilitando la collaborazione in team e supportando efficientemente il workflow di un’impresa.

Un software gestionale ti permette, dunque, di gestire risorse e dipendenti, coordinare e assegnare le varie attività, tenere sotto controllo il budget, analizzare tempi di realizzazione dei progetti, gestire i rischi e tanto altro ancora.

Andiamo a scoprire quali sono i principali vantaggi dello sviluppare un software gestionale per la propria realtà aziendale.

I principali vantaggi di un Software Gestionale

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Progettati per semplificare lo svolgimento del lavoro, i vantaggi dell’adozione di un software gestionale sono molteplici e si estendono su diverse aree aziendali, sia che si tratti di piccole e medie imprese, che di grandi realtà.

principali vantaggi di un software gestionale

Ma possiamo racchiudere in 5 punti i vantaggi chiave che è possibile ottenere, indipendentemente dalle dimensioni della propria azienda.

1. Aggrega insieme più sistemi differenti

Un tempo pianificazione, collaborazione, allocazione delle risorse, comunicazioni e approvazione del lavoro erano tutte attività che richiedevano ai membri di un team di utilizzare più piattaforme.

Un software gestionale, invece, riduce dispersione del tempo e delle informazioni e consente di gestire in un’unica piattaforma molteplici e differenti attività, utilizzando diversi strumenti integrati nel software stesso.

2. Migliora la condivisione delle informazioni in tutta l’azienda

Un software gestionale fornisce l’accesso alle giuste informazioni alle persone a cui necessitano, ogni qualvolta ne necessitano, ottimizzando tempi di realizzazione ed energie.

In questo modo, ogni membro della tua impresa avrà rapido accesso a tutte le informazioni di cui necessita per mettersi all’opera.

Inoltre, così facendo tempo ed energie risparmiati potranno essere impiegati in altri lavori.

3. Chiarisce date, risultati finali e responsabilità

Utilizzando un unico sistema e una struttura di tracciabilità e responsabilità comune, tutti i membri del team hanno la stessa comprensione degli obiettivi, dei ruoli e delle scadenze di ogni progetto durante tutta la sua realizzazione.

Ciò ti consente di tenere sotto controllo attività e responsabilità, dalla gestione dei progetti all’armonizzazione di risorse, requisiti e parametri di progetto.

4. Facilita i rapporti e velocizza la comunicazione interna

Poiché il software di gestione acquisisce e segnala i dati in tempo reale, la leadership dell’azienda e di ogni specifico progetto può rispondere a tutte le condizioni che si verificano di volta in volta, con controlli costanti e rapidi.

In tal modo, le infinite riunioni indette al termine di un progetto per capire “Cosa è successo e perché è successo?” vengono sostituite da controlli tempestivi, individuando di volta in volta “Cosa sta succedendo ora e cosa possiamo adattare per avere un impatto positivo sul risultato?”.

5. Riduce il rischio di fallimento

Secondo un sondaggio globale del 2019 condotto da KPMG , AIPM e IPMA, solo il 19% delle organizzazioni realizza progetti di successo, “almeno la maggior parte delle volte”. Il superamento dei costi e dei tempi prefissati, lo slittamento della missione e, in definitiva, le parti interessate insoddisfatte sono i risultati tipici citati nel sondaggio.

Sebbene il software di gestione non possa eliminare la possibilità di fallimento del progetto, crea comunque un baricentro attorno al quale gli elementi del progetto possono orbitare in modo produttivo e facilmente monitorabile, così da ridurre il rischio.

Cosa consente di fare un Software Gestionale?

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Esistono tantissimi tipi di software gestionali, ognuno con una diversa gamma di funzionalità, integrazioni e piani di supporto.

E’ possibile adottarne uno più generico, adattabile a qualsiasi tipo di azienda – o a singoli professionisti – o uno personalizzato, costruito ad hoc per specifici settori e specifiche esigenze.

funzionalità di un software gestionale

Ad ogni modo, di qualsiasi tipo di software gestionale tu abbia bisogno, ognuno di questi ha in comune 4 caratteristiche chiave:

1. Chiara definizione dell’ambito operativo

Prima di intraprendere qualsiasi nuova iniziativa, il risultato deve essere chiaramente definito. Un software gestionale consente di sottolineare i requisiti di un progetto, le scadenze, il budget e le risorse necessarie alla sua realizzazione e tutti gli altri elementi essenziali affinché il team possa agire e possa farlo in maniera fluida e coordinata.

2. Programmazione

Un software gestionale è caratterizzato da un solido sistema di pianificazione basato sull’utilizzo del calendario per garantire che le giuste risorse vengano utilizzate al giusto momento.

La pianificazione centralizzata mantiene, quindi, allineati i team, indipendentemente dal luogo in cui si svolge il lavoro (in ufficio o da remoto).

3. Allocazione delle risorse

Un software di gestione semplifica i progetti, offrendo visibilità alla leadership sui carichi di lavoro attuali e previsti. Le lacune in termini di personale e competenze vengono identificate e colmate prima che interrompano il flusso di lavoro, mantenendo così l’intero team in movimento verso l’obiettivo comune.

4. Collaborazione

Intrattenere più conversazioni in tempo reale è fondamentale per il successo di un’iniziativa. 

Un software di gestione integra piattaforme e-mail, chat, strumenti di videoconferenza, strumenti di revisione e approvazione, condivisione di file e archiviazione di documenti per far sì che i membri del team siano collegati tra loro e possano avere sempre tutte le informazioni di cui hanno bisogno per proseguire con il workflow.

Tipologie di Software Gestionali

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Una volta comprese le funzionalità che possono essere integrate in qualsiasi tipo di gestionale, andiamo ad analizzare i principali tipi di software gestionale presenti sul mercato.

tipi di software gestionali

Software Gestionali ERP

Gli “Enterprise Resource Planning” (ERP) sono software gestionali che integrano tra loro tutti i processi di business più rilevanti

Molte applicazioni software ERP sono importanti per le aziende perché le aiutano a implementare la pianificazione delle risorse, integrando tutti i processi necessari per gestire le loro aziende attraverso un unico sistema. 

Un ERP può anche integrare in sé pianificazione, acquisto di scorte, vendite, marketing, finanza, risorse umane e tante altre funzionalità.

In questo modo un’azienda sarà in grado di gestire in maniera coordinata i diversi processi decisionali e di individuare ed eliminare errori e sprechi.

Tra i sistemi ERP più utilizzati troviamo il “System Application and Product in data processing” (SAP). il quale supporta e automatizza una gran parte dei processi aziendali, rendendo efficace la collaborazione tra i diversi reparti. 

Tra i SAP più utilizzati vi sono quelli dedicati a:

  • Finanza e Contabilità
  • Logistica e Gestione dei Materiali
  • Controllo di Gestione
  • Vendite e Distribuzione

Software CMS

Un Content Management System (CMS) è un’applicazione utilizzata per gestire la realizzazione di contenuti di diverso tipo, consentendo a più contributori di:

  • Creare e formattare facilmente i contenuti
  • Archiviare i contenuti in un unico spazio digitale e ordinatamente
  • Autorizzare altri utenti alla gestione dei contenuti assegnando diversi ruoli (ad esempio autori, editori, amministratori)
  • Pubblicare, organizzare e spingere i contenuti in tempo reale

Quanto contenuto in un CMS viene generalmente archiviato in un database e visualizzato in un layout di presentazione avente diverse sezioni, un po’ come un sito web.

Sono esempi di CMS WordPress e Prestashop.

Software CRM

Un software di Customer Relationship Management (CRM) è uno strumento che consente di gestire le relazioni con i clienti, al fine di fornirgli la migliore esperienza possibile in ogni punto di contatto.

Il CRM comprende tutti i diversi processi utilizzati da un’azienda per tracciare, gestire e mantenere le relazioni con i propri contatti, siano essi potenziali clienti, nuovi clienti o fedeli sostenitori.

Sebbene tu possa utilizzare un foglio di calcolo (o anche carta e penna) per il tuo CRM, l’utilizzo di un software dedicato semplifica la creazione e il mantenimento delle relazioni con i clienti.

Un CRM è una miniera di informazioni sui tuoi clienti, le loro attività e le loro preferenze, dati che puoi utilizzare per adattare il tuo servizio alle specifiche esigenze, generando un alto tasso di soddisfazione. Va da sé quindi che CRM ed esperienza cliente sono strettamente collegati.

Sono esempi di CRM HubSpot e SalesForce.

Software Gestionali Open Source

I Software Gestionali Open Source sono programmi il cui codice sorgente è pubblico e liberamente modificabile da sviluppatori diversi da quelli che hanno pubblicato il programma.

Questa loro struttura consente analisi e miglioramento costante del software e un alto grado di personalizzazione, definito anche dalla possibilità di integrare in questi diversi strumenti esterni tramite apposite licenze d’uso. 

(Si intende integrare in qualsiasi tipo: che sia una notifica Slack, una sincronizzazione di un calendario o una creazione di un task su Trello ad esempio)

Software Gestionali Personalizzati

I software gestionali personalizzati sono realizzati sulle specifiche esigenze di business di un’impresa e possono integrare in sé funzionalità appartenenti a tutti i tipi di software sopra citati, nonché altri strumenti esterni atti a risolvere specifiche necessità e problematiche di un’azienda.

Alcuni Software Gestionali Settoriali 

Come sopra già accennato, esistono software specifici per determinati settori. Di seguito ne accenneremo alcuni tra i più diffusi.

  • Ristoranti, software per gestire prenotazioni, ordinazioni, tavoli, magazzino, listino delle scorte
  • Alberghi, software per gestire prenotazioni, servizi, pagamenti
  • Negozi, software per gestire scorte di magazzino, prezzi, scontistiche, resi, ordini
  • Produzione, software per gestire forniture, operazioni di produzione, magazzino scorte, logistica in entrata e in uscita

Per concludere: un Software Gestionale è un vero e proprio strumento strategico di business

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L’utilizzo di un software gestionale consente alle imprese di:

  • risparmiare su tempi e costi di lavoro
  • massimizzare la gestione dei flussi informativi interni ed esterni
  • monitorare ogni attività, individuando i punti in cui si è carenti e migliorando performance e vantaggio competitivo sul mercato

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