Sistema ERP: cos’è e come ottimizza la gestione aziendale?

Sistema Gestionale ERP

Per le aziende in crescita i fogli di calcolo non sono più sufficienti a gestire tutte le risorse e le attività di business. Ed è qui che entrano in gioco i sistemi gestionali ERP.

I sistemi ERP raccolgono e organizzano le informazioni aziendali chiave e aiutano le organizzazioni a eseguire operazioni snelle ed efficienti, anche quando si espandono.

Ma cosa possono fare esattamente i sistemi di pianificazione delle risorse aziendali per i propri team?

In questo articolo ti spiegheremo cos’è l’ERP, cosa può fare per il tuo business e come scegliere la soluzione adatta a te e al tuo business.

Cos’è un sistema gestionale Erp?

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L’ERP (Enterprise Resource Planning) è un’applicazione che automatizza i processi aziendali e fornisce approfondimenti sullo stato di salute del business, attingendo a un database centrale che raccoglie input dai vari dipartimenti – contabilità, produzione, gestione della catena di approvvigionamento, vendite, marketing e risorse umane (HR).

In sostanza, un sistema ERP aiuta a gestire univocamente persone, principali processi aziendali e tecnologia di un’organizzazione:

  • i leader possono identificare con semplicità le aree del business con margini di miglioramento o opportunità di espansione, utilizzando le informazioni per raggiungere gli obiettivi prefissati, come aumentare l’efficienza, ridurre i costi e rispondere alle mutevoli esigenze dei consumatori o alle condizioni del mercato
  • i dipendenti hanno accesso alle informazioni necessarie a individuare i problemi, sia che si tratti di un picco nella domanda di un determinato prodotto, di spedizioni in ritardo da un fornitore o di un’imminente crisi del flusso di cassa, e attenuare in modo proattivo il problema nella misura del possibile.

Quali sono le caratteristiche di un sistema ERP?

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Una delle caratteristiche principali dei sistemi ERP è la possibilità di svolgere analisi dettagliate e creare report per ciascun comparto aziendale.

I sistemi di pianificazione delle risorse aziendali uniscono funzioni aziendali critiche – finanza, produzione, gestione dell’inventario e degli ordini, comunicazione con i clienti, vendite e marketing, gestione dei progetti e risorse umane – e consentono di gestirle all’interno di un’unica piattaforma.

L’ERP può generare notevoli risparmi di tempo e di risorse finanziarie, mettendo in evidenza processi manuali inefficienti e rivelando opportunità di crescita.

Esistono, infine, diversi tipi di software ERP, tra cui on-premise, cloud e ibridi. 

Perché l’ERP è importante per la tua azienda?

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notevoli risparmi sistemi gestionali ERP

Come abbiamo appreso, i sistemi ERP sono una vera e propria opportunità per le aziende che desiderano utilizzare le risorse con saggezza, supportando sia i leader che tutti i team aziendali.

Il vantaggio più importante di un ERP è che può fornire una visione ad ampio raggio dello stato di salute dell’azienda, con approfondimenti su un processo specifico o KPI, archiviando e organizzando i dati, identificando modelli e segnalando anomalie che richiedono indagini.

In tal senso, quindi, gli ERP possono aiutare i leader a:

  • riallocare il capitale umano e finanziario
  • creare processi di core business più efficienti
  • risparmiare denaro senza sacrificare la qualità o le prestazioni.

In quanto fonte completa di dati, un sistema ERP migliora la comunicazione e la collaborazione dei team e fornisce anche una serie di report e analisi riassunti schematicamente in dei grafici che illustrano chiaramente le tendenze e aiutano a modellare i possibili risultati.

I dipendenti possono quindi:

  • visualizzare in dettaglio l’inventario disponibile corrente e gli ordini dei clienti
  • confrontare gli ordini di acquisto dei fornitori e la domanda futura prevista
  • apportare modifiche per evitare problemi (quando necessarie)
  • controllare lo stato di altri dipartimenti per guidare le proprie decisioni.

Quali funzioni aziendali traggono vantaggio dall’ERP?

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All’interno di tali organizzazioni, un certo numero di funzioni lavorative beneficiano dell’ERP. Tra le principali rientrano:

Finanza/contabilità

Il team di contabilità può tenere traccia di tutte le transazioni e delle altre informazioni finanziarie del sistema aziendale, inclusi conti fornitori, conti attivi e buste paga. 

Con l’ERP, gli esperti di pianificazione e analisi finanziaria possono trasformare dati finanziari completi in previsioni e rapporti su entrate, spese e flusso di cassa.

Catena di fornitura

I sistemi ERP garantiscono la gestione di un flusso regolare e continuo di merci,, dal fornitore al cliente.

Tutti i responsabili della catena contano su informazioni accurate e dettagliate fornite dal sistema per ottimizzare i livelli di inventario, dare priorità agli ordini, massimizzare le spedizioni puntuali, evitare interruzioni della catena di approvvigionamento e identificare processi inefficienti o manuali.

Vendite e marketing

Una soluzione ERP consente di automatizzare la gestione dei lead e monitorare le interazioni che i potenziali clienti hanno con la tua azienda, aumentando la produttività e consentendo il raggiungimento di risultati migliori.

I rappresentanti del team vendita possono documentare le discussioni e modificare lo stato dei potenziali clienti nel canale di vendita.

Il team marketing può automatizzare e gestire la sensibilizzazione su tutti i canali – dall’e-mail alla visualizzazione di annunci pubblicitari ai social media – e misurare l’efficacia di tali messaggi e canali per allocare meglio il proprio budget.

Risorse umane

Il dipartimento delle risorse umane, attraverso l’ERP, tiene traccia di tutte le informazioni sui dipendenti e delle tendenze più ampie della forza lavoro: può trovare rapidamente informazioni di contatto, dettagli su compensi e benefici e altri documenti per ciascun dipendente.

Inoltre, le risorse umane possono monitorare alcune metriche come la fidelizzazione per dipartimento, la retribuzione media per titolo, il tasso di promozione e altre metriche per allocare meglio il proprio personale e assistere i manager della linea di business.

I vantaggi di un gestionale ERP

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Le soluzioni ERP odierne dispongono di ricchi set di funzionalità, che apportano innumerevoli vantaggi alle aziende. 

Abbiamo di seguito strutturato una lista dei principali vantaggi acquisibili con l’implementazione di un sistema ERP.

Risparmio sui costi

Forse la più grande proposta di valore dei sistemi ERP è che possono far risparmiare denaro alla tua organizzazione in diversi modi:

  • si automatizzano molte attività semplici e ripetitive, riducendo al minimo sforzi edi errori
  • la visibilità interaziendale rende più facile individuare le inefficienze che fanno aumentare i costi e porta a un migliore impiego di tutte le risorse, dalla manodopera all’inventario, alle attrezzature
  • con il cloud ERP, le aziende possono vedere rapidamente un valore incrementale dal software, al di là di quanto stanno spendendo.

Visibilità del flusso di lavoro

Con tutti i flussi di lavoro e le informazioni racchiuse in un unico spazio, i dipendenti possono sempre vedere lo stato dei progetti e le prestazioni delle diverse funzioni aziendali rilevanti per il proprio lavoro.

Questa accessibilità può essere particolarmente preziosa per manager e leader, ed è molto più veloce e più facile che cercare i documenti giusti e chiedere costantemente aggiornamenti ai colleghi.

Reporting/analisi

I dati sono utili solo se le aziende sanno analizzarli e comprenderli e un ERP aiuta in questo intento.

Gli ERP offrono una serie di straordinari strumenti di reportistica e analisi che consentono agli utenti non solo di tenere traccia dei KPI, ma anche di visualizzare qualsiasi metrica o confronto che possono immaginare.

Poiché un ERP è onnicomprensivo, può aiutare un’azienda a capire come un cambiamento o un problema con un processo in un dipartimento influisca sul resto dell’azienda.

Approfondimenti/intelligence aziendale

Poiché gli ERP consentono l’accesso ai dati in tempo reale e da qualsiasi membro aziendale, consentono di scoprire nuove tendenze di grande impatto e fornire approfondimenti aziendali approfonditi.

Ciò porta a un migliore processo decisionale da parte dei leader dell’organizzazione che ora hanno un facile accesso a tutti i dati rilevanti.

Conformità normativa e sicurezza dei dati

Gli standard di rendicontazione finanziaria e le normative sulla sicurezza dei dati governative e specifiche del settore cambiano frequentemente e un ERP può aiutare la tua azienda a rimanere sicura e conforme.

Un ERP fornisce una pista di controllo, monitorando il ciclo di vita di ogni transazione, inclusa l’adesione ai flussi di lavoro di approvazione richiesti. Le aziende possono anche ridurre la possibilità di errori e relativi problemi di conformità con l’automazione. Il software ERP, però, fornisce report finanziari conformi a standard e regolamenti e le applicazioni SaaS sono ben attrezzate per aiutare le aziende con la conformità PCI-DSS.

Gestione del rischio

Il controllo degli accessi e dei flussi di lavoro consentono di rafforzare i controlli finanziari e ridurre le frodi.

Inoltre, dati più accurati evitano errori che potrebbero portare a vendite perse o multe.

Infine, la possibilità di vedere lo stato dell’intera operazione consente ai dipendenti di gestire rapidamente i rischi derivanti dalle interruzioni delle attività.

Sicurezza dei dati

Gli sviluppatori di sistemi ERP apprendono che il tuo sistema ospita dati critici e sensibili e adottano le misure necessarie per garantirne la sicurezza.

Questa diligenza è più importante che mai con l’aumento del volume e della portata degli attacchi informatici. Il software Cloud ERP, in particolare, utilizza protocolli di sicurezza all’avanguardia per garantire che la tua azienda non sia vittima di un attacco dannoso.

Collaborazione

I dipendenti sono più efficaci quando lavorano insieme.

Le soluzioni ERP semplificano la condivisione di informazioni, come ordini di acquisto, contratti e record di assistenza clienti, tra i team, abbattono le barriere tra i reparti e offrono ai dipendenti un accesso appropriato ai dati in tempo reale in merito alle varie funzioni aziendali correlate.

Scalabilità

Il giusto sistema ERP è scalabile e sufficientemente flessibile da soddisfare le esigenze della tua azienda oggi e nel prossimo futuro.

I sistemi cloud, in particolare, si adattano a cambiamenti operativi minori e importanti anche se la quantità di dati acquisiti dall’organizzazione e la richiesta di accesso aumentano.

Flessibilità

Un software ERP aiuta le aziende a seguire best practice, fornendo la flessibilità per supportare processi e obiettivi unici.

Gli ERP offrono agli amministratori la possibilità di creare flussi di lavoro specifici dell’azienda e creare report automatici importanti per diversi dipartimenti e dirigenti, migliorando l’innovazione e la creatività della tua organizzazione.

Personalizzazione

Se disponi di molti processi specializzati, un sistema su misura ed estensibile, avente le funzionalità necessarie e  che possa integrarsi con soluzioni locali o legacy è la soluzione che fa per te.

Gestione clienti e partner

Un ERP può rafforzare le relazioni con i partner e i clienti di un’azienda. Può fornire approfondimenti su fornitori, corrieri e fornitori di servizi, con il cloud che consente uno scambio di informazioni ancora migliore e più conveniente.

Quando si tratta di clienti, la soluzione è in grado di tenere traccia delle risposte ai sondaggi, dei ticket di supporto, dei resi e altro ancora, in modo che l’organizzazione possa tenere il passo con la soddisfazione del cliente.

Quando è consigliabile adottare il sistema ERP?

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Sebbene il software ERP fosse inizialmente progettato per essere utilizzato da grandi imprese, le offerte ERP SaaS (Software-as-a-Service) di oggi basate sul cloud hanno abbassato le barriere all’ingresso e aiutato innumerevoli aziende emergenti e di medie dimensioni ad aumentare la propria efficienza, visibilità e, in svolta, redditività.

Come fare a capire, quindi, se necessiti di un sistema ERP o meno?

La domanda fondamentale che tutte le aziende dovrebbero porsi regolarmente è: la nostra tecnologia attuale ci sta aiutando o ci sta limitando?

Quando i sistemi obsoleti o inadeguati introducono inefficienze, confondono le acque dei dati o non sono in grado di supportare i cambiamenti che l’azienda desidera apportare, è tempo di cercare una nuova soluzione.

Altri segnali che indicano che è tempo di adottare un sistema ERP si legano a:

  • dati imprecisi
  • mancanza di integrazione tra i sistemi
  • tassi di errore elevati
  • eccessiva dipendenza da e-mail e fogli di calcolo

Sebbene ci siano dei costi derivanti dall’acquisto e dall’implementazione del software ERP, spesso sono la soluzione più adatta e offrono un rapido ritorno sull’investimento.

Per concludere: ERP o non ERP?

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Un ERP è un sistema aziendale diventato essenziale a qualsiasi azienda che desidera visibilità e disponibilità delle informazioni per competere e vincere.

Comunque, un ERP è un sistema complesso, che deve integrarsi con il modo in cui opera ogni azienda. Nella scelta d’acquisto, fondamentale ago della bilancia saranno le funzionalità di cui si necessita, il modello di implementazione e le dimensioni dell’azienda.

Le soluzioni oggi disponibili permettono ad aziende di tutti i tipi di fare un passo in avanti e raggiungere ciò di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno. 

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